דפים

יום ראשון, 2 בספטמבר 2012

הפקת לקחים - אפשר גם אחרת ...


נושא הפקת לקחים בוודאי נשמע לכם מוכר.
לרובנו הוא מזכיר ישיבות ארוכות ומתישות, חקירות לא נעימות, ומצגות מלאות תרשימים ודוחות אשר ברוב המקרים ינסו להוביל למציאת "האשם" לבעיה. ללא ספק אירוע לא נעים..

אך האם הדבר חייב להיות כך? האם קיימת דרך נכונה בה נוכל להשתמש בכלי חשוב זה על מנת לייעל את הארגון? ומהן הפרדיגמות העיקריות הגורמות לארגונים להפעיל כלי זה לעתים כה רחוקות?
במאמר זה נסקור כיצד שלוש מהשיטות הפופולריות ביותר בתעשייה היום (Agile, Lean, ARR) התמודדו עם נושא הפקת הלקחים והטמיעו אותו כחלק מהשיטה.

 ....sometimes we fall




כאשר אני שואל ארגונים מדוע תהליך הפקת הלקחים נעשה בצורה כל כך מעטה, אני בדר"כ מקבל תשובות אשר ניתן לחלק אותן ל-3 סיבות עיקריות -
1. התמקדות בעתיד – מאחר והאירוע כבר קרה, "אין לבכות על חלב שנשפך". עדיף להסתכל קדימה ולהפנות את המשאבים למטרה הבאה.
2. תהליך הפקת הלקחים הינו קשה, מורכב, אשר בסופו חייבים להימצא "אשמים" שעליהם מוטלת האחריות לתוצאות (אחרת – מה הטעם ?)
3. התעלמות מהצלחה – כאשר אנו מצליחים להגיע למטרה כלשהי שהצבנו לעצמנו, הרי שזה מובן מאליו. מדוע אם כן להשקיע בכך אפילו רגע אחד נוסף לאחר שהמטרה הושגה?
אז זהו, שאפשר גם אחרת...


Kaizen
Lean – שיטת "הניהול הרזה", פותחה בשנות הארבעים ע"י חברת טויוטה היפנית כחלק מתהליך הנועד לעמוד בשלוש מטרות עיקריות –
שיפור היעילות (efficiency), הורדת עלויות (cost), והעלאת האיכות (quality).
(מידע מפורט יותר ניתן למצוא במאמר - "Lean על מה כל המהומה" בבלוג זה)
אחת הגישות שנוצרה כתוצאה מתהליך זה נקראת  Kaizen - "שיפור מתמיד".
בסיס הגישה הינו בהנחה שבכל תהליך עבודה (יעיל ככל שיהיה) קיימים      גורמים מעכבים אשר אם נסיר אותם נייעל את התהליך עוד יותר. על פי גישה זו מחזור חיים של כל תהליך בנוי מארבעה שלבים עיקריים:
אבחון (assessment) , תכנון (Plan), מימוש (implement), והפקת לקחים (evaluate). 
כהגדרה - תהליך חדש לא יחל לפני ששלב הפקת הלקחים מוצה, מכשולים נמצאו, ודרכיי התייעלות הוגדרו.

Agile – שיטת "הפיתוח הזריז", פותחה בשנת 2001 ע"י קבוצה של מנהלי פיתוח ומומחים אקדמיים, על מנת לפתור את התהליכים המסורבלים (וברובם אף כושלים) של שיטות הפיתוח וניהול הפרויקטים אשר היו קיימות באותן שנים.
בבסיס השיטה הוגדרה גישה של חלוקת תכולת פרויקט למספר מקצים קטנים יותר (המכונים Sprint), המנוהלים תחת פיקוח ובקרה יומית.
(מידע מפורט יותר ניתן למצוא במאמר - "Agile על מה כל המהומה" בבלוג זה)
גם כאן, כחלק טבעי של מחזור חיים של תכולה, הוגדר שלב הפקת לקחים בסוף כל ספרינט בשם - Retrospective meeting.
שלב זה ממומש ע"י התכנסות כל חבריי צוות לפגישה בת שעה אחת, בה כל אחד צריך לציין הן את הדברים הטובים והן את הדברים שיש לשפר ממבטו הוא. הפעולות הנבחרות ממומשות בצורה מיידית בספרינט הבא.

ארגונים אשר לא הטמיעו את שיטות ה- Agile או ה-Lean יוכלו לאמץ את השיטה הנפוצה ביותר כיום להפקת לקחים בשם  -
מודל ה- ARR ) After Action Review ).
מקור שיטה זו הינו בתחקירים מבצעיים אשר הושרשו בצבא והופעלו בתום כל פעילות מבצעית.
על פי שיטה זו, כל תחקיר בנוי מארבעה שלבים –
1. מה קרה – מהן העובדות
2. מה ציפינו שיקרה – מה היה התכנון
3. מדוע קיימים פערים בין השניים – הסיבה לפערי התכנון מול ביצוע
4. מהן ההמלצות – ע"מ שפער זה לא יתרחש בעתיד.

כאשר אני מטמיע שיטת הפקת לקחים זו או אחרת בארגון אני לא פעם נדהם הן מכמות והן מאיכות הנתונים אשר עולים מאנשי הצוות. מספיקה שעה אחת ממוקדת ומנוהלת נכון על מנת שנוכל להתבונן ולהסיק את המסקנות הכל כך חיוניות לפעילות הבאה.אך גם אם נטמיע מודל זה או אחר של הפקת לקחים בארגון, הרי שאין בזה די.
ארגונים שכבר מבינים את הצורך, ומטמיעים את הנוהל, לרוב אינם מקפידים לבצע את הדבר החשוב ביותר והוא -
מעקב אחר מימוש המסקנות.
הגדירו לכם ביומן – אירוע אישי (Event) שבועי או יומי שמטרתו אחת – מעקב אחר מסקנות הפקת הלקחים, ועקבו אחר ההמלצות לפעולה שעלו מהמפגש. בצורה זו תוודאו שהמסקנות אכן מיושמות ותוכלו לקבל את המרב מהתהליך.

שורת סיכום
לא בכדי הוגדר שלב הפקת הלקחים כחלק חשוב ממחזור החיים של גישות הניהול העכשוויות.
הוא ההופך את הארגון להיות ארגון לומד, ובתחרות העסקית של ימיינו – זהו אחד המפתחות החשובים ביותר להצלחה.


בהצלחה!


יוגב טל
Senior Project Manager, PMP,
Agile Transformation Lead,
PMI Israel E-Magazine Editor



בחזרה לעמוד הבית - מרעננים את הפיתוח

אין תגובות:

הוסף רשומת תגובה