דפים

יום ראשון, 14 באוקטובר 2012

אתחול פרוייקט בחשיבה אג'ילית


טום קרוז ניגש אל הטלפון הציבורי בפינת הרחוב ומקיש את הספרות. קול סמכותי וברור עולה מהצד השני ומתאר את המשימה, המשאבים ולוחות הזמנים. לטום קרוז ניתנת האופציה לקבל או לדחות את האחריות למשימה, ו... כמובן ההודעה תשמיד את עצמה בעוד מספר שניות ...

כך מתבצע השלב הראשוני והחשוב באתחול פרויקט בסרטי "משימה בלתי אפשרית".
אז נכון שמרבית הפרויקטים שלנו אינם דומים למשימות של טום קרוז (וטוב שכך...) אך בכולם מתקיים שלב חשוב זה הנקרא שלב האתחול "Initiation".


העמותה לניהול פרויקטים (PMI) הגדירה מתודולוגיה מוסדרת בשם PMBOK המתארת את השלבים והתהליכים שיש לבצע בניהול פרויקט כלשהו. מתודולוגיה זו הוכרה כתקן עולמי בניהול פרויקטים.
במאמר זה אתמקד בשלב אתחול הפרויקט – אסקור מהי השיטה שהוגדרה ע"י ה PMBOK , וכיצד ניתן להתאימה לחשיבה האג'ילית.

אתחול פרויקט ע"ב PMI PMBOK
ה PMBOK  שם דגש רב (ויש שיאמרו רב מדי) על נושא אתחול הפרויקט. המטרה הינה פשוטה –
לפניי שאתה כמנהל פרויקט מתחיל לרוץ עליך לוודא –
1.שאתה מבין את הצורך בפרויקט (The “why”)
2.שאתה מבין את המהות – מה יש לבצע בכדי להגיע למטרה (The “what”)
3.שאתה מבין כיצד נמדדת הצלחת הפרויקט.

ה PMBOK רואה בשלב האתחול חוזה ממשי בין שני צדדים - מנהל הפרויקט, ויוזם / מממן הפרויקט. כמו בכל חוזה נכון ותקין – ככל שהדברים יהיו מוגדרים ומפורטים יותר כך סיכויי הצלחת הפרויקט יגדלו. ה "חוזה" אותו מציע ה PMBOK נקרא "מסמך ייזום" (או באנגלית Project charter ).
הוא מוגדר כך –

"מסמך שהונפק על ידי יוזם הפרויקט או ספונסר שפורמלית מסמיך את קיומו של הפרויקט,
ומספק למנהל הפרויקט את הסמכות להשתמש במשאבי הארגון לטובת פעילות הפרויקט"

מה צריך להכיל מסמך כזה?
רשימה (חלקית) של נושאים אשר אמורים להיות מוגדרים במסמך מסוג זה –
· צורך העסקי של הפרויקט (ברמת דרישות על)
· ההבנה הנוכחית של צרכי הלקוח (ברמת דרישות על)
· המוצר או השרות שבכוונת הפרויקט להשיג (ברמת דרישות על)
· המשאבים העומדים לרשות הפרויקט
· הסיכונים הקיימים לפרויקט (ברמת על)
· הקריטריונים להצלחת הפרויקט
· בעליי העניין בפרויקט
· ההסמכה והאחריות של מנהל הפרויקט

על מנת למצות כראוי את מסמך האתחול, דרושה השקעה רבה באיסוף המידע, בכתיבתו, ובאישורו ע"י בעלי העניין. מסמך ייזום מלא אשר נכתב עבור פרויקטים מורכבים יכול להכיל עשרות עמודים ולכלול השקעה של מספר ימים עד מספר שבועות בודדים.

עתה לאחר שהבנו את מהות וחשיבות המסמך, נשאלת השאלה האם ניתן לעשות זאת גם אחרת. כלומר - בצורה שלא נוותר על העקרונות והיעוד החשובים של מסמך האתחול, אך נוכל להתאים אותו למתודולוגיה האג'ילית. 
(לאלה שאינם בקיאים במתודולוגית ה Agile אני ממליץ להתחיל עם Agile – על מה כל המהומה" בבלוג זה).

אתחול פרויקט בראיה אג'ילית
בראיה ראשונית – מתודולוגית האג'יל "מעודדת" אותנו להשקיע פחות במסמכים ותהליכים, ולהעדיף שיתוף פעולה מאשר חוזים.
הנה מבט מהיר על 4 העקרונות הראשיים של המתודולוגיה –

·        Individuals and interactions over processes and tools
·      Working software over comprehensive documentation
·      Customer collaboration over contract negotiation
·      Responding to change over following a plan

יחד עם זאת, כוונת המחברים לא הייתה לבטל נושאים אלו (מסמכים, תהליכים, חוזים..) אלא להשתמש בהם בצורה יעילה יותר. 
אז כיצד ייראה מסמך זה בפרויקט אג'ילי ?
ראשית – אין הגדרה מסודרת במתודולוגיית האג'יל למסמך קדם לאתחול פרויקט. אך יחד עם זאת נוכל לראות שהמתודולוגיה דורשת מאיתנו מספר הגדרות בסיסיות הדומות מאוד לעקרונות מסמך ה PMBOK ע"מ שנוכל להתחיל ולממש את הפרויקט -  

1.הגדרת בעלי התפקידים – Scrum master, Agile team – הלא הם המשאבים של הפרויקט
2.הגדרת Product Owner – הלא הוא מייצג את "בעלי העניין" בפרויקט
3.הגדרת ה PBI – הלא היא מתארת את המוצר ברמת דרישות העל.
ולאחר הבנת ה team velocity יכולה להגדיר גם את ה milestones של הפרויקט.
4.הגדרת יעדי ה Sprint – הלא הם הקריטריונים (החלקיים) להצלחה של הפרויקט.

על מנת להשלים את ההבנה, מסמך האתחול בפרויקט אג'ילי צריך להכיל את אותם 3 דרישות בסיסיות אותם ציינו בתחילת המאמר.
נזכיר אותם כאן שוב -
· הגדרת הצורך העסקי של הפרויקט (רמת על)
· הגדרת הדברים שיש לבצע בכדי לעמוד בצורך העסקי (רמת על)
· הגדרת הקריטריונים להצלחת הפרויקט. (רמת על)

ללא הבנה והסכמה של 3 דרישות הבסיס לעיל לפני שנצא לדרך, אנו עלולים להגיע למקום שונה לגמרי מזה שציפו לו יזמיי הפרויקט.
הכנת מסמך אתחול מסוג זה אמורה לקחת מספר שעות בודדות ומצד שני לתת אפקטיביות רבה להצלחת הפרויקט.

שורת סיכום
מתודולוגית ה PMBOK מבוססת מחקרים על מאות ואולי אף על אלפי פרויקטים, ולא בכדי היא מוגדרת כסטנדרט לניהול פרויקטים. מניסיוני, ההצעה המובאת כאן לאתחול פרויקט אג'ילי הינה בסיסית והכרחית למרבית הפרויקטים. יחד עם זאת אני ממליץ לשקול בכל שלב אתחול של פרויקט חדש באם ישנם חלקים נוספים שניתן להוסיף למסמך אשר בעבור השקעה ראלית יתנו לנו תפוקה גבוהה.
דבר אחרון – במרבית המקרים מנהל הפרויקט הוא זה אשר כותב את מסמך האתחול, ומכיוון שהוא מופקד על הצלחת הפרויקט הוא גם זה שיפיק את המרב ממסמך זה. כתבו את המסמך בצורה עניינית, שתפו וקבלו הסכמה מצד בעלי העניין, והרי לכם פרויקט שמתחיל ברגל ימין.

תבנית למסמך ייזום המבוסס על ה PMI PMBOK ניתן להוריד כאן

בהצלחה!


יוגב טל
יועץ לתהליכי פיתוח וניהול פרויקטים
מאמן אישי וניהולי



עמוד הבית - מרעננים את הפיתוח

אין תגובות:

הוסף רשומת תגובה