אחד הכלים הפרקטיים, הזמינים, והמועילים ביותר לניהול אפקטיבי הוא כלי
השאלות.
בין אם
אלו שאלות בתחום הרך, ובין אם הן מוכוונות תהליך ומטרה, הן יכולות לשרת היטב מגוון
רחב של מטרות. במאמר זה אתאר כיצד הכלי הפשוט הזה בא לידי ביטוי במספר תחומים שונים בעולם הניהול, תוך מתן דוגמאות קונקרטיות
התחום הרך (הקשר הבינאישי)
בתחום הרך, המטרה של כלי השאלות היא יצירת הקשר האישי עם העובד, שיפור
התקשורת והראייה ההדדית של הדברים. מהיכן בא הצורך? כל אדם באשר הוא, שואף ליחס
אישי עם הסביבה שלו ועל אחת כמה וכמה עם מקום העבודה שלו, אשר בו הוא נמצא במרבית שעות
היום. אין ספק שאם נסתכל ביחס עלות תועלת (ROI) – בהשקעה נמוכה, נוכל לקבל עובד אשר מזדהה יותר עם
הארגון, ומוכן להשקיע מעל ומעבר למען הצלחתו.
הערה אחת לפני דוגמאות קונקרטיות – בפרט בתחום הרך, השאלות חייבות לצאת
מתוך כוונה אמיתית, ולא מתוך פעולה רובוטית. אחרת הן חסרות כל ערך...
דוגמאות קונקרטיות –
פגישת סטטוס
בפגישת הסטטוס השבועית הבאה שלכם, נסו כמנהלים לפנות לעובדים בשאלות אישיות
ישירות.
לדוגמה – "בוא/י נשים לרגע את העניינים הדחופים בצד. אני אשמח לדעת מה שלומך? איך
אתה מרגיש ? איך אתה מצליח להתמודד עם הלחצים שיש לנו היום בחברה?"
ההשפעה של שאלות אישיות ישירות אלו על היא עצומה ומיידית.
מכאן אפשר לקחת את הפגישה לכיוון של דיון על נושאים שמפריעים לעובד ושניתן לייעל, או לחזור למתכונת המתוכננת של הפגישה עצמה.
פגישות יעדים אישיים
אחת המטרות העיקריות בפגישות היעדים האישיים הינה סנכרון בין מנהל
לעובד. המנהל יכול להסתפק בהצגה הערכתו על יעדים קודמים, הגדרת יעדים
חדשים, וברכת דרך צלחה. אך אם יעשה כך, הרי
שהפסיד חלק משמעותי מהתהליך. הפעלת כלי השאלות הישירות יאפשר להבין כיצד הצד השני
רואה את הדברים, ובניית תקשורת טובה אשר יכולה לגשר על פערים במידה וקיימים.
לדוגמה – "איך אתה מעריך את עצמך ? (בתחומים ספציפיים, כגון
אפקטיביות, תקשורת עם צוותים אחרים, וכו' ), איך לדעתך ניתן להסביר את הפער בין
ההערכה שלי להערכה שלך?", "איך לדעתך ניתן לשפר מיומנויות כאלו ואחרות אצלך?", וכו' ...
ניהול פרויקטים
בניהול פרויקטים כלי השאלות הוא כלי מרכזי והכרחי. הסיבה לכך היא פשוטה
- במרבית הפרויקטים מנהל הפרויקט אינו הישות המקצועית הבכירה ביותר, ועל כן
עליו לדעת להפיק את המידע הנדרש מאנשיי הצוות. היכן הדבר בא לידי ביטוי? בפגישות הסטטוס,
בניהול סיכונים משותף, בניהול בעלי העניין, וכו' .. (ניתן למצוא הסבר רחב יותר
לנושאים אלו במאמר קודם שכתבתי בשם 'חסמי הצלחה בניהול
פרויקטים')
הפקת לקחים
כבר כתבתי בעבר מאמר מורחב בנושא זה בהתייחסות למתודולוגיות עדכניות
כדוגמת אג'ייל, ולין (ראו ערך 'הפקת לקחים – ניתן גם
אחרת'). הפעם אתמקד בתחום הצר יותר של כלי השאלות.
תהליך אג'ילי
בתהליך אג'ילי פגישת הפקת הלקחים מתמקדת בשלוש שאלות עיקריות אשר
מספקות את התמונה הכוללת והממצה של פגישה זו. גם כאן, השאלות הן פשוטות אך מאד
אפקטיביות -
- מה פעל טוב ורוצים לשמר?
- מה פעל לא טוב וצריך לשנות?
- מה חסר וצריך להוסיף?
סבב של תשובות מכל אחד מאנשי הצוות על שאלות אלו, יספק לנו רשימה נכבדת
של נושאים לטיפול מיידי.
The 5 why’s
אחד הכלים הפופולריים יותר בהפקת לקחים נקרא כלי חמש השאלות. הרעיון
הוא לשאול 5 פעמים את השאלה 'למה' על כל תשובה המתקבלת לגבי ממצא מסוים. במרבית
המקרים, תהליך זה יאפשר להגיע ולהבין את שורש הבעיה בתוך זמן קצר מאד.
לדוגמה –
- ממצא: "זוהתה פגיעה במהלך סוף השבוע בשרות ללקוח"
- "למה הייתה הפגיעה"
- "היה כשל בתקשורת הנתונים של שני האתרים
וכתוצאה מכך נפגע השרות ללקוחות"
- "למה היה כשל?"
- "כיוון שהקוד באתר אחד לא היה מסונכרן עם
האתר השני"
- "למה הקוד לא היה מסונכרן?"
- "נפל בין הכיסאות בהעלאת גרסה שהייתה בסוף
השבוע "
- "למה זה נפל בין הכיסאות?"
- "כיוון שאין נוהל רשום, וזה בדרך כלל
אחריות של ר"צ הפיתוח שהיה בחופש"
- "למה אין נוהל רשום?"
בדוגמה זו שורש הבעיה אם כן הוא בכך שאין נוהל רשום ולא בשל שר"צ
הפיתוח היה בחופש ...
שורת סיכום
כלי השאלות הוא
כלי אפקטיבי, זמין, ומניסיוני בעל עוצמה רבה כאשר משתמשים בו נכון בתחום הניהולי.
מזדהים? חושבים אחרת ?
אשמח
לתגובותיכם בנושא.
picture source - http://www.igpinstitute.org/images/revisedques.jpg
יוגב טל
Senior Project Manager, PMP,
Agile Transformation Lead,
PMI Israel E-Magazine Editor
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה