במשך שנים חונכנו על האמרה כי – "הדרך חשובה יותר
מהתוצאה". האם נכון הדבר גם לגבי שקיפות בניהול פרויקטים? האם מנהל פרויקט
אשר יודע לשקף נכון עדיף על זה שממוקד תוצאה? על חשיבות השקיפות בניהול פרויקטים.
אין ספק שמנהל פרויקט טוב חייב להיות ממוקד תוצאה. המיקוד מתחיל כבר
בשלב האתחול (initialization)
בו מוגדרים למנהל הפרויקט ייעדי הפרויקט (תקציב, תכולה, זמן, איכות, וכיוב') על
בסיסה מתבצע שלב התכנון, הביצוע, והסגירה. במהלך הפרויקט קיימות הסחות רבות אשר
עליהן צריך מנהל הפרויקט לתת את הדעת. חוסר מיקוד במטרה מצד מנהל הפרויקט עלול
להוביל אותו לקבלת החלטות לא נכונות, אשר עלולות לגרור לכשלון הפרויקט.
בכובע בעלי העניין ניתן בהחלט לומר כי זוהי מטרתו העיקרית של מנהל
הפרויקט.
האם מיקוד זה מספיק?
ממוקד שקיפות
אחת מהדרישות ההולכות וגוברות בשנים האחרונות הינו דגש על שקיפות
בניהול הפרויקט. דוגמאות לאזורים בהם נדרשת שקיפות זו:
ניהול סיכונים - ניהול הסיכונים בפרויקט מבוסס כולו על יכולת
מנהל הפרויקט להביא לשקיפות מירבית את הסיכונים האפשריים ודרכי ההתמודדות עימן.
"הסתרה" או העלמת עין מסיכון כזה או אחר עלול בסופו של דבר להתממש,
ולגרור תוצאות לא רצויות.
פגישות סטטוס –
פגישות הסטטוס אמורות להוות נקודות סנכרון עם בעלי העניין ומחייבות את מנהל
הפרויקט לשקיפות בנתונים. אם ישנו משהו שבעלי העניין אינם חפצים בו הרי הוא גורם
ההפתעה. (במובן שלילי כמובן). "טיוח" או הצגת מידע שאינו מדויק יהווה
מצג שווא, שיתכן ויועיל למנהל הפרויקט בטווח הקצר, אך עלול לגרום לנזקים בטווח
הארוך.
ניהול ספק חיצוני – במאמר
קודם שלי ('עשה
ואל תעשה בניהול ספקים חיצוניים') נכלל גם נושא זה. בתמצית ניתן לומר כי חוסר
שקיפות בהתנהלות מול ספק חיצוני תוביל בשורה התחתונה להפסד שותף עסקי ולחוסר אמון
בהמשך הדרך.
אך מעבר לתחומי האחריות הקלאסיים של מנהל הפרויקט, אחד התחומים
שמתגברים והולכים בשנים האחרונות הוא היכולת להתמודד עם שינויים. הוספת דרישות
חדשות, שינוי דרישות קיימות, ושינוי תעדופים, נהפכו לחלק מהפעילות השגרתית של כל פרויקט
בקנה מידה בינוני ומעלה. (ראו הרחבה בנושא במאמר "מדוע כדאי לשלב
אג'יל בניהול פרויקטים")
כיצד עוזרת כאן השקיפות? שקיפות לאורך הדרך בניהול הפרויקט תאפשר להתמודד
נכון עם דרישות חדשות אלו, לקחת החלטות, ולהבין את המשמעויות של החלטות אלו.
הקו בין מיקוד תוצאתי לבין שקיפות
האם קיים קו בין מיקוד תוצאתי לבין שקיפות? לדעתי כן.
מנהל ממוקד תוצאתי בצורה חזקה הוא מוכוון מטרה, מאחר והמטרה ברורה לו
הוא ישקף פחות החוצה, ויקבל יותר החלטות בצורה עצמאית. ינקוט בגישה – "תגדירו
לי את היעדים ותסמכו עלי שאני אבצע". בהתמודדות עם שינויים מהסוג שהזכרתי,
הוא יתקשה יותר להטמיע אותם, ולממש אותם במהלך הפרויקט מאחר ובעלי העניין לא יהיו שותפים מלאים
לתהליך.
מנהל ממוקד שקיפות בצורה חזקה, ישקף רמה גבוהה מדי של פרטים, יתפס
כמנהל שאינו יכול לקבל החלטות בצורה עצמאית. בעלי העניין ירגישו שהם 'טובעים'
בעודף הנתונים, ואינם מצליחים להבין את סטטוס הפרויקט מסבך הנתונים. ינקוט בגישה
"אני שם את כל הקלפים על השולחן, ע"מ שכולכם תהיו שותפים להחלטות".
גם מנהל זה יתקשה להתמודד עם שינויים מהסוג שהזכרתי, מאחר ויקשה על בעלי העניין
להבין את המשמעויות של השינויים הנדרשים.
שורת סיכום
מנהל פרויקט בעידן
של היום צריך להיות רב אומן. הוא צריך לדעת לשלוט היטב במתודולוגיה, להיות מוכוון
תוצאה, בעל יכולת הובלה וקבלת החלטות עצמאיות, אך בד בבד לדעת לשקף את הרמה הנכונה
של מצב הפרויקט כלפי בעלי העניין, לוודא הבנה מלאה של בעלי העניין לשינויים
נדרשים, ולדעת ליישם ולהטמיע את השינויים הנדרשים במקסימום הצלחה.
רב אומן כבר הזכרתי?
בהצלחה !
יוגב טל
Senior Project Manager, PMP,
Agile Transformation Lead,
PMI Israel E-Magazine Editor
מאמרים נוספים בנושא שיכולים לעניין אותך -
עשה ואל תעשה בניהול ספקים חיצוניים
מדוע כדאי לשלב אג'יל בניהול פרויקטים
ניהול נכון של המידע בפרויקט
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה