האם קונפליקט בפרויקט הוא טוב או רע? מהם האלמנטים
העיקריים עליהם יש קונפליקטים בפרויקט? מהי הדרך הנכונה לפתור אותם? ומה כל זה
קשור למנהל הפרויקט?
"קונפליקט - (או סכסוך בעברית) הוא מצב של יריבות, חוסר התאמה
בין שני צדדים או יותר. (ויקיפדיה)"
כפי שציינתי בתחילת המאמר, מרגע הגדרת הפרויקט נוצר הבסיס לקונפליקט
אשר ילך ויתרחב כתלות במורכבות הפרויקט. ככל שיהיה מורכב יותר כך יהיו יותר
תלויות, יותר בעלי עניין בעלי דרישות שונות, ויותר מצבי חוסר תאימות.
האם קונפליקט בפרויקט הוא טוב או רע?
בראייה כללית – כל קונפליקט (ללא קשר לניהול פרויקטים) נתפס כדבר
שלילי. הסיבה הפשוטה לכך הינה שאנשים מעדיפים לנהל את חייהם עם כמה שפחות עימותים
ויריבויות. יחד עם זאת, אם נסתכל בראייה ממוקדת יותר, קונפליקטים יכולים להיות דבר
חיובי כאשר שני הצדדים הינם בעלי אינטרס משותף (כדוגמת – שיפור לוחות הזמנים
בפרויקט). במקרים מסוג זה, הוויכוחים וחוסר ההתאמה יכולים לגרום להעלאת רעיונות
חדשים, לשיפור מנגנונים וישקפו מערכת בריאה של דיונים והחלטות שנעשות בחברה.
מרחב הנושאים בהם עלולים לצוץ קונפליקטים בפרויקט הוא רב, החל
מקונפליקטים טכנולוגים, וכלה בקונפליקטים פרסונאליים. יחד עם זאת קיימים שלושה
קונפליקטים מובילים בכל פרויקט - זמן, תכולה, ומשאבים (נשמע מוכר?)
זמן – מתי יסתיים שלב מסוים בפרויקט? מתי נהיה מוכנים לאינטגרציה?,
וכיו"ב
תכולה – מהו סדר העדיפויות? איזו תכולה ניתן לחבר \ להוריד מפרויקט
ספציפי? , וכיו"ב
משאבים – מי יבצע את העבודה על פרויקט זה או אחר? איך נבצע חלוקת
תקציב נכונה?, וכיו"ב
סגנונות בפתרון קונפליקטים
ישנם מספר סגנונות מקובלים בפתרון קונפליקטים (אשר אפרט אותם בהמשך).
אך כאשר אנו מתמקדים בפתרון קונפליקטים בניהול פרויקטים, עולה תחילה שאלה בסיסית -
מיהו האחראי על פתרון הקונפליקטים בפרויקט? האם גם תחום זה נכנס תחת המטרייה של
מנהל הפרויקט?
אז התשובה היא – כן (עם הסתייגות)
כאשר נוצר קונפליקט בפרויקט, הדרך הטובה ביותר לטיפול בו הינה ששני
הצדדים יפתרו אותו ביניהם ללא מעורבות מנהל הפרויקט (זוהי למעשה ההסתייגות לשאלה הקודמת)
למעט זאת, מנהל הפרויקט מרכז תחתיו שני אזורי פעילות עיקריים –
- פעולות למניעת הקונפליקט
- פעולות לפתרון הקונפליקט (בהנחה שזה לא נפתר בצורה עצמאית ע"י
שני הצדדים)
בפעולות למניעת הקונפליקט ימצאו אלמנטים בסיסיים בניהול פרויקטים
כדוגמת – תכנית תקשורת ברורה, תכנית פרויקט ברורה, וכיו"ב.
בפעולות לפתרון הקונפליקט מקובל להגדיר חמישה סגנונות אפשריים -
שיתוף פעולה (collaboration) – בפתרון מסוג זה מבצעים שני הצדדים אנליזה משותפת במטרה להבין מהי
"הדרך הנכונה" לפתור את הקונפליקט - זו אשר תשרת בצורה טובה ביותר את
מטרות הפרויקט. פתרון זה מחייב תקשורת ואמון הדדי גבוה בין הצדדים, כמו גם זמן
לביצוע האנליזה. יחד עם זאת הוא מוגדר כפתרון הטוב ביותר מתוך חמשת הסגנונות, שכן
הן הדרך לפתרון והן הפתרון עצמו משרתים בצורה מיטבית את הפרויקט לאורך זמן (מוגדר
כ win-win). בפתרון זה מומלץ להשתמש כאשר הקונפליקט
נסוב על אלמנטים בעלי רמת סיכון גבוהה לפרויקט אשר מצדיקות השקעה מסוג זה.
פשרה (compromise) – בפתרון מסוג זה מהות הקונפליקט אינה בעלת סיכון גבוה לפרויקט. שני
הצדדים בקונפליקט ילכו זה לקראת זה בניסיון לפתור את הבעיה. החיפוש כאן הוא אחר
פתרון "מקובל", על שני הצדדים שלאו דווקא ישרת בצורה מרבית את מטרות
הפרויקט (כפי שתואר בסגנון הקודם) אלא יאפשר את המשכיות הפרויקט בצורה מהירה
יחסית.
הכרח (forcing) - בפתרון מסוג זה יגדיר צד
אחד בקונפליקט את כללי המשחק באופן חד צדדי ולא יאפשר משא ומתן לצד השני. פתרון זה
מקובל כאשר לצד המגדיר אין אלטרנטיבה לדיון, ויש לו את היכולת להגדיר בצורה חד
צדדית את דרישותיו כלפי הצד השני. (לדוגמא מצבי חרום)
יישור (Smoothing) – פתרון מסוג זה יהיה בשימוש במצבים בהם לא ניתן לעשות שימוש באחד
משלושת הסגנונות המתוארים מעלה. במרבית המקרים סיטואציות מסוג זה יקרו כאשר הפער
בין שני הצדדים הוא כה גדול, עד כי נדרש לבצע שלב מקדים לפתרון (לדוגמא – בעיית
חוסר אמון, או רגישות אישית). בשלב זה נחפש את המכנה המשותף, הבסיס עליו שני
הצדדים מסכימים, ואשר יאפשר לנו לצאת ממנו לכיוון הגדרת פתרון אפשרי.
נסיגה (withdrawal) – בפתרון מסוג זה, אחד הצדדים מקבל את דרישות הצד האחר במלואן.
במרבית המקרים שימוש בפתרון מסוג זה יהיה במצבים כגון – Forcing, מצבים בהם יש יתרון בדחיית "העימות", במצבים בהם רמת
הקונפליקט הינה נמוכה ואינה שווה את "העימות", וכיו"ב
שורת סיכום
ניהול קונפליקטים
הינו אומנות בפני עצמה, ואיני מתיימר לכסותה במאמר זה. יחד עם זאת הכוונה במאמר
הינה לרענן, לחדד, ואולי אף לחדש מעט מתוך התחום המעניין והכל-כך נדרש בעבודה
היומיומית של מנהל הפרויקט.
בהצלחה !
יוגב טל, PMP
Project Manager
& Agile Mentor
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה