ניהול ספק חיצוני נתפס בעבר כעוד מטלה ניהולית אשר ניתן להוסיפה
למנהלים מדרגת ראש צוות ומעלה ולקוות לטוב. ללא קשר לסוג החוזה מול הספק מרבית
מפרויקטים אלה היו נוחלים כשלון צורב הן מצד הספק והן מצד הלקוח. לא בכדי תחום זה הינו
נדבך מוגדר ומשמעותי בתפקידו של מנהל הפרויקט.
מספר כללים
בסיסיים ששווה לתת עליהם את הדעת בניהול ספקים חיצוניים
Win Win Attitude
כאשר אנחנו מנהלים ספקים חיצוניים חשוב לזכור שללא קשר לפעילות שבה
עוסקת החברה בה אנחנו עובדים (כנותנת שרותים, מספקת מוצרים, וכו' ) בתהליך זה
אנחנו הלקוח. ככזה עלינו לוודא מצד אחד שלא נפסיד מהעסקה (דהיינו שנקבל את התכולה
שביקשנו, בתקציב שהוגדר, באיכות הנדרשת, וכו' ) אך מצד שני עלינו לוודא גם שהספק
שלנו ירוויח גם הוא מהעסקה. דבר זה ישרת בראש ובראשונה את האינטרסים שלנו. מדוע?
אנחנו צריכים תמיד לזכור כי מחוייבותו של הספק אלינו כלקוח קיימת רק
לאחר המחויבות שלו לבטחונו ולרווחתו הוא. אם ירגיש שתנאי בסיסי לרווחתו לא
מתקיים, הוא יחפש את הדרכים למזער את הפסדים שלו ככל שניתן. במקרה הטוב הוא
"יעגל פינות" באזורים פחות מורגשים בפרויקט, במקרה הגרוע זה יבוא על
חשבון איכות התוצר, או אי עמידה ביעדים בסיסיים אחרים שהוגדרו לפרויקט. בכל נקודה
שנבחר על הסקלה בין שתי נקודות קצה אלו, השפעה הישירה תהיה עלינו - הלקוח.
על כן כאשר אנחנו מבצעים משא ומתן על תמחור הפרויקט מול הספקים, עלינו
לשים למול עינינו גם את רווחת הספק ולא רק את הרווח שלנו, או במילים אחרות – לחפש את ה Win - Win מהעסקה.
Clear contract
חוזה בין ספק ללקוח הוא חוזה המחייב את שני הצדדים. מתפקידו לעגן ולהגן
הן על הלקוח והן על הספק בביצוע העסקה. לחוזה מפורט וברור מספר יתרונות עיקריים –
ראשית, היכולת של הספק לתמחר נכון את הפרויקט תלויה מאד ברמת
פרוט זו. חוזה מעורפל ולא ברור יגרום לספק לתמחר או גבוה מדי, או נמוך מדי. כפי
שתארתי ב #1 בשורה התחתונה בשני המקרים הלקוח ייצא נפסד.
שנית, הספק עלול לא להבין כראוי את הדרישות ולהגיע לתוצאות שונות מאלו
שהתכוון אליו הלקוח. גם כאן שני הצדדים ייצאו מפסידים: הלקוח – ששילם כסף וקיבל
משהו שונה ממה שציפה לו, והספק שביצע את העבודה בצורה הטובה ביותר להבנתו, אך
הלקוח שלו אינו מרוצה.
נקודה אחרונה קשורה למנגנון ניהול הסיכונים למקרה של אי עמידה בתנאי
החוזה. במקרה זה הן הספק והן הלקוח עלולים למצוא את עצמם נפגעים עסקית עקב אי
הגדרה מסודרת של תנאים אלו.
Stakeholder like
בהגדרה – 'בעלי עניין' הינם אנשים המשפיעים או מושפעים מהפרויקט. אחד
מתפקידיו של מנהל הפרויקט (ויש שיאמרו החשוב שבהם) הינו לסנכרן את בעלי העניין
בצורה שוטפת לאורך הפרויקט כולו. האם הספק החיצוני נכנס גם הוא לקטגוריה זו?
בחברות רבות נהוג לשמור על הגישה "הרשמית" בניהול ספק לקוח,
כלומר עיקר ההתנהלות תתמקד בדוחות התקדמות הספק, מדדים, ובתשלום כספי.
לטעמי גישה זו אינה מספקת. מצד אחד הספק הוא אכן אינו 'בעל עניין'
פנימי ולכן אינו אמור להיות חשוף להחלטות הנהלה ולמידע פנימי רגיש בצד הלקוח. יחד
עם זאת אם נקפיד לשתף אותו בתחומים שכן מותרים (כגון התקדמות כוללת, סיכונים, הצלחות,
התלבטויות ובחינת אלטרנטיבות, וכיו"ב) הריי שהרווחנו שותף אמיתי לפרויקט.
פיתוח קשרים מסוג זה עם הספק יאפשרו לנו לתמודד בצורה מיטבית גם עם האתגרים הקשים
ביותר שייתכנו בפרויקט.
בהצלחה !
*אם יש
לכם תהיות והתלבטויות הקשורות לייעוץ והכוונה בנושא –
יוגב טל, PMP
Picture source - http://scm-l3.technorati.com/11/02/26/27739/hand-shake.JPG
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה