ניהול סיכונים הנו חלק אינטגרלי ממחזור חייו של פרויקט. המעבר
ממודלים ישנים (כדוגמת waterfall) למתודולוגיות אג'יליות
קורא תיגר על תחום זה. האם הצורך בניהול סיכונים קיים גם כאשר עוברים למתודולוגיות
אג'יליות?
אג'יל מתייחס לסט של ערכים
ועקרונות (המשוקפים ב Agile Manifesto), ונוצר כתגובה למתודולוגיות הפופולריות
בניהול פרויקטים באותה תקופה, אשר הכבידו מאד על התנהלות הפרויקט ולא אפשרו לו
לממש את ייעודו המקורי. הוא מושתת על עקרונות אשר תכליתם העלאת ה"ערך" (value) בפרויקט, מניעת פעולות בזבזניות כגון בירוקרטיות, פגישות /מסמכים לא נחוצים, תכנון מדויק ארוך טווח, וכיו"ב
הוא מורכב מ 5 שלבים (או 6 אם מחלקים את שלב ה Analysis ל - Qualitative, Quantitative) –
Plan Risk Management – תכנון התהליך (מועדי פגישות, משתתפים,
בעלי החלטה, וכיו"ב)
Identify Risks –זיהוי הסיכונים
Risk Analysis - זיהוי הסבירות (probability), ההשפעה (impact), והמשמעות על משאבי הפרויקט עבור כל אחד מהסיכונים
Plan risks responses – תכנון התגובות עבור כל סיכון
Control risks – ניהול ושליטה אחר הסיכונים
ביצוע השלבים לעיל דורש פגישות ממושכות עם מספר רב של משתתפים,
ניתוחים מעמיקים, ניהול מספר כלים לשליטה (כגון Risk Registry), והשקעה לא מבוטלת בניהול.
במהות זו - נראה כי הוא נוגד את התפיסה האג'ילית.
לדעתי לא.
אין עוררין כי במתודולוגיית האג'יל קיימים אלמנטים מושרשים אשר
מורידים את רמות הסיכון בפרויקט.
לדוגמה -
- התבססות על ספרינטים קצרים של תכולה - מאפשרים הקטנת זמן תגובה
לשינויים אשר עלולים להתרחש בעתיד ובכך להקטין את רמת הסיכון לפרויקט
- התקדמות התהליך אשר מתבסס על Value driven (לעומת Plan driven) דבר אשר מאפשר התקדמות ע"ב וודאות אשר
מקטינים את הסיכון בפרויקט
- השקעה מינימלית בפגישות, מסמכים, וכד', אשר משפרים את יעילות
הצוות ומורידים את הסיכון לאי עמידה ביעדים
- סנכרון ושיתוף מלא בין כל הגורמים המעורבים בפיתוח –משפר אף הוא את
יעילות הצוות
- שיתוף הלקוח באופן מלא בתהליך – משפרים את שביעות רצון הלקוח,
ובכך מקטינים את הסיכון באי עמידה ביעדים
אך יחד עם זאת, בהטמעה "רגילה" של המתודולוגיה (דהיינו - ללא
דגש על תחום ניהול סיכונים), אג'יל אינה נותנת מענה מספק עבור כלל הסיכונים אשר עלולים
להתממש בפרויקט.
לדוגמה –
- כיצד מתמודד הצוות עם סיכונים חיצוניים כגון: השפעתה של הטמעת חומרה/ מערכת חדשה בארגון?
- כיצד משקף הצוות את הסיכון בנוגע לעבודה מקבילה של מספר צוותים על
אותו ענף תצורה (branch)?
- כיצד משקף ארגון מרובה צוותי אג'יל את הסיכון בהכנסת תכולה רחבה
אשר אינה יכולה "להיטמע" ברמת הצוות ?
גדולתה של המתודולוגיה (וסקראם באופן פרטי) הינה שהיא מאפשרת את ההתמודדות
עם אתגר זה באופן פשוט יחסית.
חשוב לציין כי הפתרון שאציע כאן הוא ברמת הצעת מימוש ואינו חלק
מהמתודולוגיה.
את ניהול הסיכונים באג'יל אחלק לשני חלקים עיקריים -
1. ברמת הצוות
2. ברמת הפרויקט
ברמת הצוות
Identify Risks – זיהוי הסיכונים העיקרי יתבצע בפגישות ההתחלה
והסיום של הספרינט. דהיינו – בשלב ה Planning, Review, Retrospective. במפגשים אלו יש להקדיש מספר דקות להעלאת
סיכונים אשר עלולים להשפיע על עמידה ביעדי הספרינט (planning), ובתכולות העתידיות של הספרינט (Review, Retrospective)
Risk Analysis – הערכת הסיכונים, והשפעתם על התכנית, יתבצע ברמה צוותית בפגישת ה Planning.
Risk Responses – יתבצע הן ברמת הצוות עבור תגובות פנימיות, והן ברמת מנהל הפרויקט עבור אלמנטים
אשר חיצוניים לצוות
Control Risks – יתבצע בפגישת ה Daily ע"י הצוות, וברמת ה Scrum Of Scrums ע"י מנהל הפרויקט
ברמת הפרויקט
חשוב להבין שגם בארגונים בהם מוטמע אג'ייל בצורה מלאה, וכל צוות מבצע
ניהול סיכונים איכותי ברמה שלו, יש עדיין צורך בניהול סיכונים כולל / עוטף ברמת הפרויקט. השינוי כאן הוא שבהנחה
שהצוותים מכסים את החלק הארי של הסיכונים, החלק הנותר הוא קטן יחסית ואינו מצריך
את ההשקעה הגבוהה אשר תיארתי בתחילת המאמר.
שורת סיכום
תחום ניהול
סיכונים הוא תחום מתפתח אשר מוכר יותר ויותר כמפתח הכרחי להצלחת הפרויקט. בהטמעת
מתודולוגיה חדשה (ואג'יל בפרט) יש לשים תשומת לב רבה לכיסוי נכון ואיכותי של תחום
זה לפני שממהרים להכריז עליו כעל פעילות "בזבזנית" אשר אינה נחוצה יותר
"בעולם החדש".
בהצלחה !
יוגב טל
Senior Project Manager, PMP,
Agile Transformation Lead,
PMI Israel E-Magazine Editor
Picture source - http://media.nj.com/insidejersey_impact/photo/dice-gambling-inside-jerseyjpg-67b40af6f6e43b13_medium.jpg
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה