ניהול נכון של המידע בפרויקט

לא בכדי על מנהל הפרויקט להשקיע זמן רב בתחום התקשורת (במשמעות איסוף והפצת המידע). ע"פ הסטטיסטיקה - תקשורת לקויה היא הגורם מספר 1 בכשלון פרויקטים. במאמר זה אתייחס לשלושה אספקטים בתהליך התקשורת -  איסוף המידע, הפצת המידע, ושימור המידע.

איסוף המידע

אם מנהל הפרויקט משקיע את מירב זמנו בתקשורת, הרי שאיסוף המידע הוא החלק הארי בתחום זה.

הצורך הינו ברור – ככל שתמונת המידע תהיה שלמה יותר, כך יוכל מנהל הפרויקט לקבל החלטות, ויתרה מכך, את ההחלטות הנכונות. באמצעי המדיה של היום ישנן דרכים רבות לאיסוף מידע ולמרות זאת לעיתים אנחנו לא פעם שוגים בהפעלה שלהם. מספר דוגמאות בולטות:

- שימוש ב Replay all לקבלת סטטוס התקדמות. אכן ישנם מקרים בהם נרצה שכל הממוענים למייל יהיו מסונכרנים, אך במרבית המקרים שימוש באפיק זה גורם יותר נזק מתועלת

- פגישות סטטוס שמטרתן איסוף מידע. בטווח הקצר מועילות מאד למנהל הפרויקט, בטווח הארוך מהוות ניהול לא אפקטיבי של אנשיי צוות הפרויקט.

חשוב לזכור שקיימים גם אמצעים פחות רשמיים לאסוף המידע. לעיתים אמצעים אלו מספקים מידע רחב הרבה יותר מאשר SMS או מייל, ובנוסף מחזקות את הקשר הבינאישי ואת השותפות לפרויקט.

מספר דוגמאות בולטות:

- פגישות מסדרון

- פגישת קפה / צהריים משותפת

- וכיוב'

הפצת המידע

בהפצת המידע נכנסים לנו אלמנטים חדשים שיש לתת עליהם את הדעת. מצד אחד, נרצה שהזמן שנשקיע בנושא זה יהיה אפקטיבי ולא יגרור לנו את מרבית שעות היום, מצד שני אם ניצור דוחות כוללים ומפורטים – סבירות גבוהה שמעט מאד יקראו אותם.

אז כיצד עושים את זה נכון ?

נתבונן בשלוש שכבות שונות -

רמת בעלי העניין

בהגדרה – בעלי עניין הם כל אלו המשפיעים / מושפעים מהפרויקט.

על מנהל הפרויקט לספק חתך שונה של מידע לקבוצות שונות של בעלי העניין. הדבר נובע מהצורך השונה של קבוצות בעלי העניין במידע.

לדוגמא –

Project Sponsor – יחפש במרבית המקרים להבין את השורה התחתונה של מצב הפרויקט ביחס למדדים הבסיסיים (זמן, תכולה, משאבים, איכות), הבנת הסיכונים העיקריים, והרגשה כללית ביחס לפרויקט.

Key Stakeholders – יחפשו להבין במרבית המקרים את סטטוס הפרויקט, וסטטוס התכולה / עניין שלהם בפרויקט.

Team Members – יחפשו להבין את הרמה המפורטת יותר הנוגעת בעיקר לציר התכולה וציר הזמן.

רמת הכלים

פילוח המידע על פי בעלי עניין אינו מספיק. על מנת להפיץ את המידע בצורה אפקטיבית ישנו צורך בשימוש נכון של כלי ההפצה. למה הכוונה ?

כפי שציינתי בתחילת המאמר, זמינות ה'כלים' מרובי המשתתפים (דהיינו – מייל רחב, פגישות סטטוס רחבות, וכיוב') גורמת ל-'אצבע קלה על ההדק'.

המאמץ בשימוש בכלים אלו הוא אפסי, והפוטנציאל נראה גבוה. צריך תמיד לזכור שישנם גם צדדים אחרים, פחות מועילים בשימוש מסוג זה. כגון: בזבוז זמן של בעלי העניין (Spamming) , חוסר יכולת קבלת החלטות / הבנת התמונה בישיבות מרובות משתתפים, או אפילו תרעומת מצד בעלי עניין שלא הבינו כראוי את המסר במייל.

כאשר אתם נדרשים להפיץ מידע חישבו תחילה איזה אפיק יהיה אפקטיבי : (1-1, צוות, מרובה משתתפים), ולאחר חשבו על הכלי המתאים ביותר (טלפון, SMS, מייל, פגישה, וכו')

רמת המיקוד

הנקודה האחרונה שאני רוצה לציין בנושא הפצת מידע קשורה ליכולת למקד את בעליי העניין בנושאים הרלוונטים ביותר. למה הכוונה?

הכוונה היא שבאזורים מסויימים מומלץ לחשוב מעט מחוץ לקופסה ולא להתקבע לתוך תבניות קבועות

לדוגמא -

- בפגישות סטטוס – אם ישנם נושאים חשובים הדורשים החלטה, העלו אותם בתחילת הדיון, ואל תחכו למקומם ה'טבעי' במצגת.

- במייל סיכום פגישה, הקפידו לציין 2-3 שורות של 'סיכום מנהלים' בו תציינו את ההחלטות החשובות שהתקבלו, או סיכונים עיקריים מבלי שיהיה צורך לנסות להבין זאת ממכלול הדברים (או לחפש זאת בהמשך המייל)

- בזימון לפגישות בה נדרשת קבלת החלטה – ציינו זאת כבר בכותרת המייל. דבר זה יאפשר לבעלי העניין לעבד את החומר לפני הפגישה ולהגיע עם דיעה משלהם.

- וכיוב'

בשורה תחתונה – דאגו שהדברים החשובים ביותר יגיעו לאנשים הנכונים בזמן הנכון.

שימור המידע

אחד מהדרישות שעליה אמון מנהל הפרויקט הינה שימור המידע – החל מפגישת התנעה, סיכומי דיון, תוצרי ביניים וכו'. מידע זה מרגע שנשמר מהווה נכס כארכיון הן עבור הפרויקט הנוכחי (הפקות לקחים, וכו')  והן עבור פרויקטים עתידיים של החברה.

לסיכום

מספר טיפים קטנים שיכולים לעזור –

- אם בסוף יום אין כל שינוי בתמונת המידע הקיימת, זה הזמן לעשות בדק בית. בדוק את מקורות איסוף המידע, והאם הדרכים בהם הינך משתמש/ת הינן המתאימות ביותר.

- האם ידוע לכם מהו כלי ההפצה המועדף על בעלי העניין עימם אתם עובדים? במידה ולא – שווה לבדוק וליישם במידת האפשר.

- בדקו מדי פעם עם בעלי העניין אם חתך המידע המגיע אליהם מספק אותם, או שישנו צורך בשינוי.

בהצלחה !

*אם יש לכם תהיות והתלבטויות הקשורות לייעוץ והכוונה בנושא –

צרו קשר – yogev05.t@gmail.com

יוגב טל, PMP

Picture source - http://planyourmeetings.com/wp-content/uploads/information-overload-2.jpg

מאמרים נוספים בנושא שיכולים לעניין אותך - 

גישות מוטעות בניהול פרויקטים

שאלות ככלי לניהול אפקטיבי

השילוב המנצח של קצב ועבודת צוות

בחזרה לעמוד הבית - מרעננים את הפיתוח