KPI,
Milestone הנם שניים מהכלים המרכזיים בארגז הכלים של
מנהל הפרויקט. מה ייעודם של כלים אלו, וכיצד משתמשים בהם בצורה נכונה?
כבר כיום יש למנהל הפרויקט מספר רב של כלים בהם יוכל להשתמש. ההאצה
הטכנולוגית בשנים האחרונות גרמה ליצירת
אתגרים חדשים בתעשייה, אלו אילצו פיתוח / התאמה של שיטות חדשות
(כגון אג'יל), ומייצרות בהתאמה כלים נוספים.
קל מאד ללכת לאיבוד בתוך סבך הכלים הישנים/חדשים.
במאמר זה אתמקד בשניים מהכלים הבסיסיים שהם הכרחיים לניהול פרויקט
באשר הוא – Milestone,
KPI.
Milestone
(אבן דרך)
אבן הדרך (הפיזית) הומצאה עוד בתקופה הרומית. מטרתה העיקרית הייתה
סימון נקודות ציון על מסלול מסוים אשר לרוב הוטבע עליו המרחק מנקודת המוצא. למעשה
נקודות אלו אפשרו לדעת שני דברים עיקריים –
- האם אנחנו על "המסלול הנכון" ?
- מה המרחק שלנו לנק' המוצא / יעד ?
בניהול פרויקטים נעשה "אימוץ" של תפיסה זו אך בו בעת נעשתה גם
ההתאמה הנדרשת.
ראשית, Milestone חבר לציר הזמן. על מנת
שאבן דרך תהיה אפקטיבית היא חייבת להופיע על ציר הזמן. שנית, התוכן שלה יציין לרוב
סיום שלב משמעותי כלשהו במחזור חיי הפרויקט. ולבסוף, מאחר וקשרנו את אבן הדרך לזמן, ניתן עתה להשתמש בה גם כנקודת קבלת
החלטות. דהיינו – במצב בו חסרים נתונים על מנת לקבל החלטה משמעותית, ניתן להשתמש
באבן הדרך לציון המועד בו ייאספו הנתונים החסרים, ותוכל להתגבש החלטה.
אבני דרך הם חובה בכל תכנון פרויקט אשר בו קיימים שניים או יותר שלבים
משמעותיים. יחד עם זאת יש להשתמש בהן בתבונה. ריבוי אבני דרך "בצפיפות
רבה" מדי לרוב יאבדו את האפקטיביות שלהם ועלולים לגרום למצב ההפוך בו יקשה
עלינו להבין אם אנחנו על "המסלול הנכון" (כפי שהתכוונו אליו במקור הרומאים)
Key Process Indication (KPI)
KPI (או בשמו העברי
"מדדי ביצוע מרכזיים") הנו שילוב של שני חלקים -
- מדידה (metric): הפרמטרים אשר נאספים בצורה
שוטפת במהלך הפרויקט.
- ביצוע (performance): האפשרות לזהות אם הנתון
שאותו מדדנו הוא "תקין" בנקודת הזמן הנוכחית.
לדוגמה –
Metric: #הבאגים בדרגת Critical הפתוחים
KPI: #הבאגים בדרגת Critical הפתוחים בכל שלבי הפיתוח
לא יעלה על 3
ליצירת KPI מספר מטרות
עיקריות -
1. מיקוד במדדים המגדירים הצלחה של שלב משמעותי/ פרויקט
2. יכולת קבלת החלטות / יצירת 'אבני דרך' ע"ב מדדים אלו
3. שיקוף / סנכרון
בעלי העניין
הדרך ליצירת ה KPI מתחילה עוד
בשלב העסקי.
הבנת האסטרטגיה העיקרית של הפרויקט / גרסה, תאפשר לנו לגזור את היעדים
המרכזיים של הפרויקט. בהינתן יעדים אלו, השאלה שיש לשאול הנה – מה צריך למדוד על
מנת להבטיח עמידה ביעדים אלו? (אלו הם ה Metrics). השלב האחרון הלא הוא מדד
ה"ביצוע" (Performance). מהו הערך אשר נחשב "תקין" לכל אחד מהפרמטרים
שהגדרנו?
בדומה ל 'אבני הדרך' גם כאן ישנם מספר כללים של "עשה ואל תעשה"
–
- חוסר ב KPI’s יגרום לחוסר מיקוד, חוסר
סנכרון (להגדרת הצלחה), קבלת החלטות באיחור, וכיו"'ב. מאידך – עודף Kpi’s דומה למסלול של כדור אשר אמור לפגוע במספר רב של מטרות. הוא אינו
ממוקד, ולכן גם פחות אפקטיבי.
- הגדרת המטריקה (Metric) למדידה – הגדרה לא נכונה
עלולה "להוביל" את הארגון למסלול אחר לגמרי מזה שתוכנן מלכתחילה. כזכור הגדרה נכונה
חייבת לשרת את המטרה העסקית.
- הגדרת ערך ישים וניתן למדידה למטריקה(Metric) - ערך לא ישים (לדוגמה 0 באגים בכל מהלך הגרסה) עלולים להוביל
לתופעות לוואי שונות (כגון הערכות זמן מוגזמות, buffers מרובים, קצב ייצור נמוך, וכיו"ב).
- חיבור לזמן. בדומה ל 'אבני דרך', גם ה Kpi חייב להיות מחובר לציר הזמן ע"מ לייצר "ערך" כלשהו.
חשוב לזכור, ש-KPI הוא הכי
אפקטיבי (מייצר הכי הרבה "ערך") כאשר הוא מנוטר (monitored) במהלך התקופה/ שלב בו הוא רלוונטי. הגדרה
ובדיקה שלו רק בסוף התקופה לא תשרת אף לא אחת מהמטרות העיקריות ליצירתו.
בשורה תחתונה
לשימוש בכלים אלו חשיבות גבוהה ביכולת להוביל "נכון" את הפרויקט. אך לא פחות מכך (ואולי אף יותר) הנה החשיבות של שימוש "נכון" בכלים אלו.
בהצלחה !
יוגב טל, PMP
Picture source - http://hirundo.es/img/main/training/pm.png
בחזרה לעמוד הבית - מרעננים
את הפיתוח
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה