עשרת הדיברות לעלייה מוצלחת לאוויר - חלק ב

בחלקו השני של מאמר זה אתמקד בשלב העלייה עצמו. כיצד נוודא תהליך עלייה נכון ובטוח? מהי התגובה הנכונה לתרחישים אשר יכולים לצוץ ולפגוע בתהליך? ומהם הטיפים שיכולים להכין אותנו טוב יותר לעלייה לאוויר?

כפי שציינתי בחלקו הראשון של מאמר זה שלב המוכנות לעלייה לאוויר הוא שלב הכרחי ומקדים לתהליך העלייה עצמו (לינק ניתן למצוא כאן). בחלקו השני של המאמר, אתייחס לניהול נכון של העלייה לאוויר בהנחה שכל השלבים המקדימים הסתיימו בהצלחה.

גם את שלב העלייה לאוויר ניתן לחלק ל 3 חלקים –

1. כיול מערכת, בקרות ורענון

2. תחילת פעילות על המערכת

3. תוכנית מגירה למקרה של כשל

1. כיול המערכת, בקרות ורענון

בשלב זה, המערכת כבר הותקנה בייצור אך עדיין אינה פעילה. זהו שלב הבדיקות האחרון לפני הזרמת הנתונים אל המערכת ותחילת השימוש בה. הצורך העיקרי בשלב זה הוא היכולת לאשר את תקינות המערכת לפני "הפעלת המתג". לשם כך יש להגדיר תוכנית אשר בה מצויין כל שלב נידרש ומיהו האחראי לביצוע. כמובן שמנהל הפרויקט הוא זה שמתזמן את הפעולות השונות, ואליו מגיעות תוצאות הבדיקה.

נקודות לדוגמא:

בדיקת תקינות תשתיות (קונפיגורציה, מידע סטטי, מידע אופרטיבי, וכיו"ב)

בדיקת תקינות אופרטיבית (העלאת המערכת לאויר ובדיקת גישה, הפעלת פעולות ניסיוניות, וכיו"ב)

בדיקת רענון משתמשים במערכת החדשה

מספר טיפים –

- על מנת שהתוכנית תהיה אפקטיבית, מומלץ לתזמן את הפעילויות השונות במרווחים סבירים

- על מנת שיהיה ניתן להגיב לתקלות שיתכן ויזוהו בשלב זה, מומלץ להקצות לפחות יום לפעילויות אלו, ולתכנן את העלייה עצמה לאוויר ביום שלמחרת.

2. תחילת פעילות על המערכת

תחילת פעילות על המערכת, פירושה תחילת הזרמת נתונים אמיתיים, ושימוש המערכת ע"י משתמשים.

גם כאן מומלץ להגדיר שעה מדויקת שבה המערכת רישמית "עולה לאוויר" .

בשונה מהחשיבה הרווחת,  תפקידו של מנהל הפרויקט אינו מסתיים כאן, אלא להיפך. נקודת העלייה לאוויר מהווה את נקודת השיא של הפרויקט כולו, ובשל כך מחייבת תשומת לב מירבית.

כיצד עושים את זה?

ישנן מספר רב של אפשרויות. הבולטות שבהן -
"חניכה" של המשתמשים בשעות הראשונות, ניטור צמוד של המערכת, הקמת "חמל עלייה לאוויר", הגדרת מנגנוני דיווח על תקלות, וכו' ..

3. תוכנית מגירה למקרה של כשל

כחלק מניהול סיכונים נכון ישנו צורך להערכות לתקלות קריטיות היכולות להתרחש בשעות/ ימים הראשונים של המערכת בייצור. כיצד מבוצע הדבר? ע"י מספר שלבים –

א. הגדרת המדדים המגדירים כשל של העלייה לאוויר. גם כאן, חשוב שיתוף והגעה להסכמה עם בעלי העניין כיצד אנחנו מגדירים כשל של המערכת, ומהם המדדים הרלוונטים שיכולים לספק לנו מידע זה

ב. הגדרת גורם/ פורום אשר בסמכותו להחליט על "חזרה לאחור" / הורדה של המערכת

ג. הגדרת "תוכנית המגירה" – סט הפעולות שיש לבצע (ובאחריות מי) למקרה של "חזרה לאחור"

לסיכום –

עשרת הדיברות לעלייה מוצלחת לאוויר –

1. הגדרת מדדי עלייה לאוויר

2. יצירת תוכנית המבוססת על הגעה למדדים אלו במהלך הפרויקט

3. הגדרת תוכנית למוכנות עלייה לאוויר

4. מיקוד הצוות בתהליך העלייה לאוויר

5. סנכרון בעליי עניין

6. הגדרת תוכנית ליום העלייה לאוויר

7. כיול מערכת, בקרה ורענון

8. ניטור ובקרה על המערכת בשלבי העלייה הראשונים

9. הגדרת מדדים להגדרת "כשל" של המערכת

10. הכנת תוכנית מגירה למקרה של כשל.

בהצלחה !

המאמר פורסם בגליון נוב' 2013 של אגודת מנהלי הפרויקטים (PMI)

Picture source - http://www.newstalk991.com/page.php?page_id=77

*אם יש לכם תהיות והתלבטויות הקשורות לייעוץ והכוונה בנושא -
צרו קשר - yogev05.t@gmail.com

יוגב טל, PMP

בחזרה לעמוד הבית - מרעננים את הפיתוח